Kleine Bildungseinrichtungen wie das Central Wyoming College (CWC) müssen den Studenten etwas bieten, wenn sie genügend Anmeldungen haben möchten. Die Studenten von heute erwarten und brauchen Zugang zu flexiblen Tools, über die sie mit ihren Kommilitonen zusammenarbeiten und mit Dozenten kommunizieren können. "Wir wollten genauso viele Dienste bieten, wie ein größeres College, beispielsweise Anwendungen, die auf Mobilgeräten funktionieren", sagt John Wood, CIO des Central Wyoming College. "Aber die Kosten durften nicht steigen. Wir konnten weder unsere IT-Abteilung noch unser Budget verdoppeln, deshalb schien ein cloudbasiertes Modell genau das Richtige für uns zu sein."

Mit cloudbasierten Tools kann man auf die besonderen Herausforderungen reagieren, vor denen ein Community College in einer ländlichen Gegend steht. Hier haben die Studenten, die Dozenten und die übrigen Mitarbeiter lange Anfahrtswege. Die 2.000 Studenten des Colleges sind auf vier verschiedene Standorte verteilt. Für den Fachbereich Erlebnispädagogik gibt es außerdem noch Lehrstätten in der freien Natur. "Es ist für unsere Studenten unheimlich schwer, ein persönliches Treffen zu organisieren", so Wood.

Gleichzeitig werden die Studenten aber ermuntert, in Teams zu arbeiten. "Die Zusammenarbeit unter Hochschülern ist heute viel üblicher als noch vor einigen Jahren", erklärt Wood. Die Dozenten teilen Projekte Gruppen zu, nicht einzelnen Studenten. Und auch unter den Mitarbeitern ist Teamarbeit zur Norm geworden", fügt Wood hinzu. "Ich weiß gar nicht mehr, wann ich das letzte Mal ein Projekt allein bearbeitet habe."

Zugriff auf E-Mails und Dokumente auch von zu Hause oder unterwegs aus – ohne "Sneakernet"

Mit den alten Systemen für E-Mail und Dateispeicherung konnten Studenten und Mitarbeiter des CWC nicht mobil arbeiten. Man musste sich auf dem Campus befinden, um auf seine Daten zugreifen zu können. Wer Dateien von der Uni mit nach Hause nehmen wollte, musste auf sogenannte "Sneakernet"-Strategien zurückgreifen, beispielsweise USB-Speicher oder externe Festplatten. Das stellte aufgrund von Viren und anderen Gefahren nicht nur ein Sicherheitsrisiko dar, sondern es wurden auch häufig mehrere Versionen wichtiger Dokumente erstellt.

Wood ist der Ansicht, dass die Cloud und Kosteneffizienz schließlich ausschlaggebend für die Umstellung auf die neuen Systeme waren – neue E-Mail-, Speicher- und Produktivitäts-Tools, auf die von überall aus zugegriffen werden kann. Das Thema E-Mail wurde zuerst angegangen: Das alte System des CWC-Campus wurde durch Gmail ersetzt. Nach dem Wechsel stellte Wood fest, dass die Tools von Google Workspace for Education für Bildungseinrichtungen nicht nur kostenlos sind, sondern dass seine IT-Abteilung damit auch Zeit und Geld spart.

"Das alte E-Mail-System erforderte mehr Personal und es mussten mehr Server verwaltet werden", erklärt Wood. "Mit Gmail stellen wir neue Konten bereit – und das wars auch schon. Google kümmert sich darum, dass Spam herausgefiltert wird. Früher war das für die IT-Mitarbeiter ein riesiges Problem." Für eine kleine IT-Abteilung ist es eine echte Erleichterung, wenn sie sich um so etwas nicht mehr kümmern muss, so Wood.

Budgetplanung als Teamwork

Als Studenten und Belegschaft anfingen, die Tools der Google Workspace zu nutzen, beispielsweise Google Tabellen und Google Meet, entdeckten sie neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit: Sie konnten sich auch dann austauschen, wenn sie sich nicht alle gleichzeitig im Kursraum, in der Bibliothek oder im Konferenzraum befanden. Dozenten und andere Mitarbeiter können bei Bedarf auch von zu Hause aus oder unterwegs arbeiten und dadurch lange Anfahrtszeiten zu den CWC-Campus vermeiden. "Das Teamwork funktioniert jetzt anders", erklärt Wood. "Meet wird immer beliebter, da die Studenten sich auch dann treffen können, wenn sie nicht auf dem Universitätsgelände sind."

Mit der Google Workspace haben Studenten alle Tools, die sie brauchen, um Seminararbeiten zu schreiben oder mit Kommilitonen Forschungsergebnisse auszutauschen. "Sie brauchen sich nicht erst die Studentenversion von Microsoft Office zu kaufen", sagt Wood. "Davon profitieren wir und sie. Und ich muss mir keine Sorgen machen, dass Nutzer externe Software installieren oder bei der Installation irgendetwas falsch machen."

Sogar Budgettabellen lassen sich gemeinsam bearbeiten. Früher mussten Verwaltungsmitarbeiter Tabellen hin und her senden, um Aktualisierungen und Genehmigungen zu handhaben. Das war sehr fehleranfällig. Und manchmal nahmen Kollegen Änderungen vor, zu denen sie nicht berechtigt waren. Heute erstellen Wood und die anderen Abteilungsleiter eine einzige Datei in Google Tabellen und fügen pro Zelle die entsprechenden Nutzerberechtigungen hinzu.

"Das ist ein leistungsstarkes Tool – viel besser als mit Papier herumzuwerkeln oder E-Mails hin und her zu schicken", erklärt Wood. "Und kein Nutzer kann Zellen überschreiben, für die er keine Berechtigung hat."

Da Studenten und Mitarbeiter selbst Berechtigungen erteilen können, bestimmen sie selbst, wer auf welche Dateien zugreifen darf. "Früher mussten die IT-Administratoren Dokumente und Ordner freigeben", so Wood. "Jetzt regeln die Nutzer das selbst."

Mithilfe von cloudbasierten Tools kann das CWC den Studenten eine bessere Lernerfahrung ohne zusätzliche Kosten bieten. „Selbst einfache Tools helfen uns dabei, Kosten zu senken und Zeit zu sparen“, meint Wood. „Beispielsweise mussten wir bei Reiseanträgen Papierformulare hin und her senden, jetzt erstellen wir ganz einfach ein gemeinsames Google-Formular, auf das jeder zugreifen kann.“

Zusammenarbeit ist im Unterricht und im Berufsleben heutzutage unerlässlich. Deshalb sieht Wood langfristige Vorteile für Hochschüler, die sich schon während des Studiums mit der Google Workspace auseinandersetzen. "Wenn Studenten Kommentare und Vorschläge austauschen, lernen sie das gemeinsame Arbeiten. Das ist fürs spätere Berufsleben wichtig", so Wood. "Und genauso entscheidend ist es, dass sie die entsprechenden Soft Skills entwickeln, um teamfähig zu sein."