An der North Carolina State University wird das Studium kooperativer und kreativer

Die Herausforderung

An der NC State wurden davor ältere E-Mail-Systeme verwendet, wie Cyrus IMAP und GroupWise. Diese erfüllten aber nicht die Anforderungen der Studenten und Mitarbeiter. Aufgrund des geringen Speicherplatzkontingents hatten die Studenten mit ihren E-Mail-Konten nicht viele Möglichkeiten. Die Dozenten hatten Schwierigkeiten, Termine abzustimmen, weil sie verschiedene Kalenderprogramme nutzten. "Wenn jemand einen anderen Kalender verwendete, konnte man nicht einfach eine Besprechung mit dieser Person planen. Man musste erst telefonieren oder sich per E-Mail abstimmen, um herauszufinden, wer wann Zeit hat", so Stan North Martin, Director of Outreach, Communications and Consulting im Office of Information Technology an der NC State.

Auch Studenten und Mitarbeiter hatten Probleme bei der Zusammenarbeit. Beispielsweise war es für das Verwaltungspersonal schwierig, während ihrer Besprechungen effizient Notizen zu machen und diese zu teilen. "In Microsoft Word wusste man nie genau, ob man gerade die aktuelle Version hatte. Das Ganze war einfach umständlich", so Martin.

"Das war eine der größten Veränderungen an der Uni – jetzt arbeiten alle mit derselben Plattform und nutzen die gleichen E-Mail- und Kalenderfunktionen."

Stan North Martin, Director of Outreach, Kommunikation und Beratung im Office of Information Technology an der NC State University

Lösung

Da es viele Probleme mit dem E-Mail-Speicherplatz und den Kalenderfunktionen und nur wenige Möglichkeiten für die Zusammenarbeit gab, ließ der CIO verschiedene gehostete Optionen für Studenten prüfen, darunter die G Suite, Microsoft Live und Zimbra. Das beauftragte Team analysierte Kosten und Vorteile und befragte Studenten, um die Optionen einzugrenzen. Nachdem die verschiedenen Tools in einer Pilotphase getestet worden waren und das Feedback dazu eingegangen war, entschied sich die Universität für Google. Die Möglichkeit, die Tools mit verschiedener Software und Hardware zu verknüpfen, spielte eine wesentliche Rolle bei der Entscheidung. "Damals funktionierte die Lösung von Microsoft im Prinzip nur mit dem Internet Explorer", erklärt Sarah Noell, Head of the Google Service Team und Assistant Director im Office of Information Technology. "Auf dem Campus gibt es aber immer mehr Macs."

Viele der Studenten nutzten ohnehin bereits Google. Für sie war das also eine klare Sache." Der CIO bat aber auch eine andere Forschungsgruppe der Universität, die G Suite für die Dozenten und andere Beschäftigte zu prüfen. Das wichtigste Kriterium war, eine Lösung zu finden, bei der möglichst wenig Veränderungen an den bestehenden Prozessen nötig waren. Der Umstieg von einer lokalen Lösung auf eine cloudbasierte erforderte natürlich einige Änderungen, aber letzten Endes fielen sie geringer aus, als befürchtet. Die meisten Dozenten begrüßten den Umstieg auf Google, denn sie wussten, wie erfolgreich Studenten die Tools bereits einsetzten. Einige der anderen Mitarbeiter waren erst skeptisch, aber seit sie tatsächlich mit der G Suite arbeiten, haben sich ihre Bedenken weitestgehend aufgelöst, erklärt Noell. Jetzt verwaltet das Team von Noell 180.000 Google-Konten, von denen ca. 75.000 aktiv sind. Absolventen der NC State dürfen ihr Konto auf unbestimmte Zeit behalten, deshalb haben viele von ihnen inaktive Konten.

Vielen Dank für Ihre Registrierung!

Erzählen Sie uns mehr über Ihre Interessen.