Trotz der geringen Anzahl an Studenten fühlten sich Lernende und Lehrkräfte des St. Norbert College (SNC) durch die papierbasierten Prozesse und alten E-Mail- und Produktivitätstools in ihrer Arbeit behindert. Experten für Bildungstechnologie wie Ben Hommerding erkannten das Potenzial cloudbasierter Tools und wie sie Hochschülern und Dozenten helfen konnten, Informationen einfach, schnell und sicher zu teilen.

"Vor dem Umstieg auf Google nutzten wir ein eigenes, vor Ort gehostetes E-Mail-System und speicherten alle Dateien auf unseren Servern", so Hommerding. "Aber es gab fast keine Zusammenarbeit. Die Dokumente wurden in langen E-Mail-Ketten versendet und Informationen blieben an unterschiedlichen Stellen hängen." Administratoren nutzten sogar von den Dozenten ausgefüllte Papierformulare, um Vorlesungsbeschreibungen zu aktualisieren – ein umständlicher Prozess, der zu Verzögerungen führte und fehleranfällig war.

Speicherplatz für alles – und Zugang von überall aus

"Nachdem die Nutzer einmal verstanden hatten, wie die Google Workspace mit der Dokumentenfreigabe für den gesamten Campus funktioniert, waren sie absolut begeistert", so Hommerding. Die Dozenten erkannten auch schnell die Möglichkeit, Aufgaben von Studenten in Google Docs zu kommentieren, während diese noch daran arbeiten – "So ergibt sich eine direkte Unterhaltung", fügt er hinzu.

Die Lehrkräfte begannen außerdem, Google Drive zu nutzen, um Dokumente für ihre Kurse zu speichern. "Früher war es problematisch, Dokumente von zu Hause oder von einem anderen externen Standort aus herunterzuladen", erklärt Hommerding. "Jetzt können wir von überall aus auf alles zugreifen."

Das Konzept "alles von überall aus" war auch Teil des neuen BYOD-Programms des Colleges. In dem Zusammenhang wurden auch die Computer der Dozenten durch Laptops ersetzt. "Wenn man auf BYOD umstellt, braucht man Strategien, damit Studenten und Vortragende Inhalte über die Google Workspace teilen können, und zwar unabhängig davon, welches Gerät sie nutzen", meint Hommerding. "Deshalb waren wir der Überzeugung, dass Google das Richtige für uns ist."

Google Teamablagen boten einen produktübergreifenden Speicher für administrative Dokumente. Hier gehören die Dateien Gruppen und nicht Einzelpersonen. Das erleichterte die Verwaltung der Studentenanmeldungen, weil die Dateien zugänglich blieben und nicht in den Drive-Ordnern der Studenten verschwanden.

Bei Verwaltungsaufgaben Zeit sparen und genauer arbeiten

Das ITS-Team des SNC wollte die Erstellung des Vorlesungsverzeichnisses für das College erleichtern. Es nutzte Apps Script, um einen benutzerdefinierten Google Workspace-Code zu erstellen, mit dem Kursbeschreibungen aus Google Formulare abgerufen und in Google Docs und Google Tabellen eingespeist werden. Mit dieser Anwendung wird der Genehmigungsprozess für Änderungen und neue Vorlesungen optimiert. Genehmiger und Dozenten wissen jederzeit, in welcher Phase des Prozesses sich ein Element gerade befindet. Mit studentischen Hilfskräften testet Hommerding jetzt App Maker für diese Prozesse im Rahmen eines Early Access Program (EAP) – ein Pilotprogramm von Google, mit dem Anwender schon vor der Markteinführung Feedback zu Produkten geben können. Die Rückmeldungen aus diesen EAPs werden verwendet, um die Produkte zu verbessern und an die Anforderungen der Nutzer anzupassen.

Nachdem Hommerding einen benutzerdefinierten Google Workspace-Code entwickelt hatte, erstellten die Administratoren mit Google Docs das Verzeichnis. Durch den neuen Prozess konnte das Hin und Her bei E-Mails und Fehlerkorrekturen umgangen werden und es blieb mehr Zeit für die Erstellung des Verzeichnisses. "Das Team, für das wir diesen Prozess entwickelt haben, war schlichtweg begeistert", erklärt Hommerding.

Außerdem können Administratoren mit Google Formulare schnell und akkurat Informationen einholen, besonders im Sturzl Center for Community Service & Learning des Colleges, wo gemeinnütziges Engagement gefördert werden soll.

"Wir verwalten viele einmalige Aktionen und ohne Google Formulare war die Anmeldung ein umständlicher Prozess", erklärt Community Engagement Coordinator Susan Angoli. Im letzten Jahr hat das Sturzl Center den Anmeldeprozess für den Martin Luther King Day of Service überarbeitet, um ihn nutzerfreundlicher zu gestalten. Angoli nutzte das Add-on "Choice Eliminator" für Google Formulare, mit dem sich Auswahlmöglichkeiten für ehrenamtliche Tätigkeiten entfernen lassen, sobald sich genug Studenten für einen bestimmten Standort oder eine Uhrzeit angemeldet haben.

Das ITS-Team des SNC nutzt außerdem die Google Workspace und App Maker, um den Anmelde- und Genehmigungsprozess für die Tech Bar des Colleges zu optimieren. Der neue Dienst bietet Schulungen und Support für Studenten und Mitarbeiter. Für einige Kursprojekte an der St. Norbert müssen die Hochschüler zuerst an Tech Bar-Workshops teilnehmen, um bestimmte Kompetenzen nachzuweisen, beispielsweise im Bereich Blog- und Videoerstellung.

Hommerding hat in dem Zusammenhang mit App Maker eine benutzerdefinierte Anwendung entwickelt, mit der die Tech Bar-Kursleiter Teilnahmebestätigungen für die jeweiligen Kurse und Studenten an die Dozenten senden können. Außerdem können Studenten die Kursleiter bewerten. Hommerding will die Tech Bar um ein Terminplanungssystem erweitern. Derzeit werden die Termine in Google Kalender geplant.

Auf die Zukunft vorbereiten

Mit der Nutzung der Google Workspace bereitet sich das St. Norbert College auf eine Zukunft vor, in der Zusammenarbeit und Zugang zu Informationen Grundvoraussetzungen sind, nicht lediglich "wünschenswerte Optionen", so Hommerding. Dazu gehört auch, dass man weniger auf Server und Tools, die von IT-Teams gewartet werden müssen, einsetzt. "Neulich ist auf dem ganzen Campus der Strom ausgefallen", erzählt er. "Wir konnten trotzdem E-Mails und Dokumente über unsere Smartphones oder über die Hotspots versenden. Mit unserem alten E-Mail-System wäre das nicht möglich gewesen."

Sich auf die Zukunft vorzubereiten bedeutet auch, sich für Tools zu entscheiden, die die Studenten bereits nutzen. Dadurch ist der Einarbeitungsaufwand minimal. "Unsere Daten zeigen, dass 90 % der Studienanfänger bereits Google-Produkte nutzen", so Hommerding. Wenn Professoren die Google Workspace verwenden, um Kursressourcen zu teilen und Onlinemeetings zu planen, können sie sicher sein, dass die Hochschüler sich schnell in die kommunikative Lernumgebung einfinden.

Das Office of Institutional Effectiveness des Colleges testet BigQuery, ein Tool der Google Cloud, um Daten hinsichtlich der erlangten Berufe und weiterführenden Abschlüsse zu analysieren. Ziel ist es, festzustellen, wie gut das College die Studenten auf das Berufsleben vorbereitet.

Hommerding überlegt, ob er weitere Google Cloud-Tools einsetzen soll, damit die Dozenten Forschungsdaten besser teilen und die Leistungen des Colleges besser analysieren können.

"Als wir uns für Google entschieden haben, war uns wichtig, dass wir unseren Studenten damit Funktionen bieten können, von denen sie noch lange profitieren", so Hommerding. "Wenn Dozenten enger mit Studenten zusammenarbeiten und unsere Mitarbeiter am Campus effektiver arbeiten können, verschafft das dem College einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil."