An der UNC Greensboro übernehmen Studenten und Mitarbeiter die Verantwortung für Onlinegruppen und Zusammenarbeit

Mitarbeiter und Studenten der University of North Carolina at Greensboro nutzen schon seit langem Google und die G Suite. Dabei profitieren sie von den neuen Tools und Funktionen, sobald diese auf den Markt kommen. Die IT-Abteilung der Universität ermuntert die Campus-Community dazu, die Tools der G Suite zu verwenden, weil sie den Nutzern die Arbeit erleichtern.

Für Nick Young, IT Manager an der University of North Carolina at Greensboro (UNCG), sind folgende Elemente für eine Campustechnologie unerlässlich: Erstens sollten Studenten und Mitarbeiter Tools nutzen, weil praktisch sind und nicht, weil die IT-Abteilung sie vorschreibt. Zweitens sollten sie die Technologie weitestgehend selbst verwalten können und dabei nur wenig Hilfe von der IT-Abteilung benötigen. Seit die UNCG 2005 Gmail einführte, stieg die Anzahl der G Suite for Education-Nutzer dank der einfachen Handhabung und problemlosen Akzeptanz auf 20.000 Studenten und 3.500 Mitarbeiter.

"Wir versuchen herauszufinden, was Studenten und Mitarbeiter sich wünschen – wir wollen ihnen nicht sagen, wie sie zu arbeiten haben", erklärt Young. "Wir stellen Apps zur Verfügung und versuchen, es den Nutzern zu überlassen, welche Tools sie einsetzen. Auf diese Weise versuchen wir, eine möglichst große Akzeptanz für die Technologie zu erreichen."

Nachdem Studenten und Mitarbeiter erkannt hatten, wie gut Gmail und andere G Suite-Tools wie Google Docs funktionieren, setzten sie nach und nach auch die neueren Funktionen der G Suite ein, beispielsweise Hangouts und Google Groups. Young erklärt, dass diese neuen Tools und Funktionen der Campus-Community geholfen haben, zu erkennen, wie wertvoll Zusammenarbeit und Informationsaustausch sind.

"Google Groups hat sich zu einem wichtigen Bestandteil unserer Kommunikationsstrategie entwickelt."

Nick Young, IT-Manager, University of North Carolina at Greensboro

Self-Service-Tools für Zusammenarbeit und Speicherung

"Wir haben nur ein kleines Team von Entwicklern", erklärt Young. Außerdem hat die Universität relativ zu ihrer Größe eher wenige Verwaltungsmitarbeiter. Young ist immer auf der Suche nach neuen Möglichkeiten, um Studenten und Beschäftigten mit der G Suite dabei zu helfen, Zeit zu sparen und effizienter zusammenzuarbeiten – und das ohne viel Unterstützung aus der IT-Abteilung. "Wir suchen nach skalierbaren Verbesserungen, damit wir mit möglichst geringen Investitionen große Erfolge erzielen können", meint er. Dazu braucht die Universität Self-Service-Tools, die alle Nutzer eigenständig bedienen können.

Young schlug beispielsweise vor, dass Student Life Associations und die Leiter von Wohnheimen Nachrichten über Google Groups teilten, anstatt Massen-E-Mails zu nutzen. Bei den manuell verwalteten E-Mail Listen war es schwierig, Mitglieder hinzuzufügen oder zu löschen. E-Mails wurden oft ignoriert, da die Nachrichten im Posteingang der Empfänger untergingen. Mithilfe von Google Groups für bestimmte Campusgruppen erschufen die Mitarbeiter von Residence Life und die Studenten Online-Communities, in denen echte Unterhaltungen stattfinden. Google Groups-Mitglieder können den Online-Hub ihrer Gruppen besuchen und sehen, wie die Diskussionen sich entwickeln – oder sich einfach wichtige Benachrichtigungen der Gruppenleiter ansehen, ohne dass sie auf E-Mails warten müssen.

"Google Groups hat uns geholfen, die für E-Mail-Listen notwendige Infrastruktur zu reduzieren, beispielsweise Serverwartung und Softwaresicherungen", sagt Young. Gruppenleiter können Mitglieder ganz einfach hinzufügen oder entfernen. Und Funktionen wie Foren mit Fragen und Antworten haben sich ebenfalls als sehr nützlich erwiesen. "Google Groups hat sich zu einem wichtigen Bestandteil unserer Kommunikationsstrategie auf dem Campus entwickelt – und es kommen auch immer mehr Alumni-Gruppen hinzu", so Young.

Teamablagen lösen Probleme mit der Eigentümerschaft von Dateien

Young hilft den Abteilungen der UNCG dabei, Google Vault für die Aufbewahrung von E-Mails und, wenn Mitarbeiter die Universität verlassen, auch für die Übertragung von E-Mails zu nutzen. "So können wir das Ausscheiden von Mitarbeitern besser abwickeln", sagt Young.

Young ermutigt die Mitarbeiter und Studenten außerdem dazu, Teamablagen zu nutzen, um Dokumente zu speichern und zu teilen. Da Dateien in Teamablagen von einer Gruppe verwaltet werden und nicht von einzelnen Personen, bleiben die Dokumente auch dann erhalten, wenn ein Mitglied die Gruppe verlässt.

"Mit Teamablagen ist die Eigentümerschaft von Dokumenten kein Problem mehr", erklärt Young. Genau wie bei Google Drive und anderen G Suite-Tools können die Administratoren von Teamablagen Berechtigungen festlegen und die Mitgliedschaft steuern – ganz ohne die Hilfe der IT-Abteilung.

Mit anderen Standorten zusammenarbeiten

Da die G Suite überall an den Bildungseinrichtungen der University of North Carolina eingesetzt wird, können Administratoren wie Young ganz einfach Ideen für die Verbesserung von Prozessen mit anderen teilen. Beispielsweise über einen monatlichen Hangout, bei dem sich die Administratoren aller UNC-Einrichtungen über die Nutzung der G Suite austauschen.

"Nur selten gibt es Probleme, bei denen einem die anderen Administratoren nicht helfen können", so Young. "Da wir alle die Tools von Google nutzen, können wir auf derselben Plattform interagieren – und über Hangouts Probleme schnell lösen."

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